اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به مجموعه نرم‌افزارها و دستگاه‌های رایانه‌ای گفته می شود که به منظور تولید، جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، تغییر و انتقال اطلاعات اداریِ موردنیاز در انجام امور و محقق‌سازی اهداف سازمان استفاده می‌شود. اتوماسیون اداری این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که بهره‌وری خود را بهبود بخشیده و ساختار اداری موجود را به حد مطلوب برسانند که در نهایت به صرفه‌جویی در زمان، هزینه و انرژی منجر خواهد شد.

ذخیره‌ سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار الکترونیکی از جمله فعالیت‌های اساسی در سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری داناک به مکانیزه کردن اموری می‌پردازد که توسط انسان انجام می‌شود؛ به عبارت دیگر، این رده از اتوماسیون به تبدیل اطلاعات به فرم الکترونیکی اشاره دارد.

 

ویژگی‌ها و امکانات اتوماسیون اداری

• پروفایل الکترونیکی ویژه‌ی هر کاربر
• ایجاد ارتباط میان نامه‌های پیرو، بازگشتی و عطف
• مدیریت فعالیت‌ها و یاد‌آوری‌ها
• مدیریت گردش کار
• ارجاع خودکار بر اساس شرایط از پیش تعیین‌شده در فرم گردش کار
• تعریف الگوهای متعدد شماره نامه
• امکان یادداشت‌گذاری شخصی بر روی ارجاع
• امکان تعیین سطح محرمانگی
• تعریف گرو‌ه‌های ارجاع

 

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

 

• کاهش نیاز به نیروی انسانی در انجام امور اداری
• کاهش چشمگیرِ حجم امور اداری
• ارتباطات شخصی‌سازی‌‌شده
• بهبود گردش کار و کاهش خطا
• تسهیل مدیریت کارکنان
• ردیابی آسان محل ذخیره‌ی فایل‌ها