بایگانی اسناد
تماس با ماسیستم بایگانی اسناد این امکان را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد که اسناد و فایل‌ها را به نسخه الکترونیکی تبدیل کرده و از آن‌ها نگهداری کنند. از دیگر امکانات نرم‌افزار بایگانی اسناد می‌توان به قابلیت ذخیره، جستجو، بازیابی و اشتراک‌گذاری اسناد اشاره کرد. این نرم‌افزارها موجب کاهش وابستگی شرکت‌ها و سازمان‌ها به سخت‌افزارهای پرینت و اسناد کاغذی می‌شود.
سیستم‌های بایگانی اسناد با پلتفرم‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) و مدیریت دارایی‌های دیجیتال (DAM) همپوشانی ویژه‌ای دارند. با این وجود، ضبط و نگهداری اسناد و اعمال تغییرات بر روی آن‌ها ویژگی اصلی سیستم‌های بایگانی اسناد داناک به شمار می‌رود که شامل تصویربرداری، تبدیل فایل به انواع دیگر، نسخه‌بندی و مدیریت فراداده، به همراه ویرایش اسناد و کنترل دسترسی‌ها است.
شیوه‌ی دیگرِ مدیریت اسناد گنجاندن ماژول الگوی اسناد در سیستم به عنوان یک ویژگی است. به این ترتیب، برای شروع فرآیند به تولید و اشتراک‌گذاری اسناد کاغذی نیازی نخواهد بود. این شیوه از مدیریت اسناد عمدتاً امکان مدیریت چرخه عمر قراردادها و امضای الکترونیکی را نیز فراهم می‌آورد.
ویژگی‌ها و امکانات سیستم بایگانی اسناد
- تصویربرداری
- نسخه‌بندی خودکار
- مدیریت فراداده
- اشتراک‌گذاری اسناد
- تهیه بایگانی و نسخه پشتیبان به صورت خودکار
- انتشار اسناد و اشتراک‌گذاری جمعی
- کنترل و دسترسی مبتنی بر سیاست‌ها
- ویرایش گرافیکی و اعمال تغییرات
- ویرایش فایل‌های پی‌دی‌اف
- جستجوی سفارشی و مکان محتوا
- امکان استفاده از الگوها برای ایجاد اسناد الکترونیکی
- امضای الکترونیکی
انواع سیستم‌های بایگانی اسناد
نرم‌افزارهای درون‌سازمانی و مبتنی بر بستر ابر
مزایا و معایب سیستم بایگانی اسناد را می‌توان از نظر نگهداری و کنترل سطح دسترسی بر اساس درون‌سازمانی یا ابرپایه بودن آن‌ها تعیین کرد. سیستم‌های درون‌سازمانی امکان کنترل بیشتری را فراهم می‌آورند، در حالی که در سیستم‌های ابرپایه ارائه‌ی تأمین و نگهداری سیستم بر عهده شرکت نرم‌افزاری است. سیستم‌های مبتنی بر بستر ابر در زمان دورکاریِ کارمندان کارایی خود را نشان می‌دهند، اما برای استفاده از این سیستم‌ها، برخلاف نرم‌افزارهای درون‌سازمانی که آفلاین هستند، به اتصال اینترنتی نیاز است. در نهایت، سیستم‌های ابرپایه علاوه بر برخورداری از تمام مزیت‌های سیستم‌های درون‌سازمانی، قابلیت دسترسی و انتقال بیشتری را به همراه می‌آورند.
سهولت استفاده
با توجه به اینکه سیستم‌های بایگانی اسناد به منظور تسهیل انجام امور کاغذی انتخاب می‌شوند، کاربردپذیری یکی از مشخصه‌های ویژه آن‌ها است. از مهم‌ترین امکانات سیستم‌های مدیریت اسناد داناک، عملکرد مناسب جستجو برای قرار دادن فایل‌ها در سیستم و سپس برچسب‌گذاری آن‌ها است
امنیت
در سیستم‌های مدیریت داده امنیت از اهمیت بالایی برخوردار است. سیستم بایگانی اسناد داناک برای مدیران و سرپرستان سازمان این امکان را فراهم می‌آورد که سطح دسترسی و مجوزها را تعریف کنند. با این وجود، مانند هر سیستم دیگری که برای مدیریت اطلاعات کسب‌وکار به کار می‌رود، نرم‌افزارهای داناک اقدامات شفافی را جهت حفظ امنیت اسناد شما به کار می‌گیرند. این اقدامات نه تنها مختص ویژگی‌های نرم‌افزار بایگانی اسناد است، بلکه مطابقت کامل نرم‌افزار با استانداردها و مقررات امنیتی داخل و خارج از کشور را نیز تضمین می‌نماید.